Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

1. Verantwortliche Stelle

2. Überblick

Wir respektieren Ihre Privatsphäre. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten und wie wir sie schützen. Wir handeln in Übereinstimmung mit der DSGVO und dem BDSG.

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1 Kontodaten

• Name, E-Mail-Adresse (über Microsoft-Login)
• Abonnement-Status und Tarif
• Login-Zeitstempel

3.2 E-Mail-Inhalte (Solo/Team-Tarif)

• E-Mail-Betreff, Absender, Empfänger, Inhalt
• Verarbeitung in Echtzeit über Anthropic Claude API
• Keine Langzeitspeicherung, außer Sie speichern die resultierende Aufgabe

3.3 Aufgabendaten

• Von Ihnen erstellte oder importierte Aufgaben (Titel, Beschreibung, Status, Fälligkeit)
• Gespeichert in unserer Datenbank (Supabase, gehostet in Frankfurt, Deutschland)

3.4 Technische Daten

• IP-Adresse (nur zu Sicherheitszwecken, keine Langzeitspeicherung)
• Browser-Typ, Gerätetyp
• Nutzungsprotokolle

3.5 Daten aus Ihrer YouTrack-Instanz (YouTrack-App)

Setzen Sie unsere YouTrack-App „MailTask Pro“ ein, werden Daten aus Ihrer eigenen YouTrack-Instanz an unsere Server übertragen: die Liste der für Sie sichtbaren Projekte (Name, Kurzname, ID) sowie die Kennungen und URLs der angelegten Issues. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Die Übertragung erfolgt nicht direkt aus Ihrem Browser, sondern über das in Ihrer YouTrack-Instanz laufende Backend unserer App, das seinerseits server-zu-server mit MailTask Pro kommuniziert.

Ihr persönlicher MailTask-API-Schlüssel wird in der Widget-Konfiguration von YouTrack gespeichert – pro Nutzer und Dashboard, also auf Ihrer YouTrack-Instanz. Bei YouTrack Cloud liegt diese bei JetBrains (Tschechien, EU), bei einer selbst betriebenen Instanz bei Ihnen. Sie können den Schlüssel jederzeit in MailTask Pro unter Einstellungen → YouTrack widerrufen; er verliert damit sofort seine Gültigkeit.

Nutzt die App eine Person, die kein eigenes MailTask-Pro-Konto besitzt, verarbeiten wir von ihr keine Konto- oder E-Mail-Daten – die Anfragen laufen unter dem Schlüssel des Kontoinhabers.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Reichweitenmessung stützen wir auf unser berechtigtes Interesse, die Reichweite unseres Angebots zu verstehen und es dadurch zu verbessern; die Abwägung fällt zu Ihren Gunsten aus, da die Messung cookiefrei erfolgt, kein Personenbezug gebildet wird und kein Profiling stattfindet.

5. Drittanbieter

Wir nutzen folgende DSGVO-konforme Dienstleister:

Mit Microsoft, Anthropic, Supabase, Vercel und JetBrains bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Paddle wird als Merchant of Record tätig und ist für die Zahlungsabwicklung eigenständig Verantwortlicher; insoweit besteht kein Auftragsverarbeitungsverhältnis.

E-Mail-Inhalte werden zur KI-Analyse an Anthropic PBC (USA, 548 Market St, San Francisco, CA 94104) übermittelt. Anthropic verarbeitet diese Daten ausschließlich zur Ausführung der API-Anfrage und nutzt sie nicht zum Training von KI-Modellen (Anthropic API Data Usage Policy, gültig seit März 2023). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

6. Datenübermittlung in Drittländer

Wir übermitteln personenbezogene Daten in Drittländer:

• Anthropic (USA): Übermittlung von E-Mail-Inhalten zur KI-Analyse auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, Modul 2) gemäß dem Data Processing Agreement von Anthropic.
• Vercel (USA): Anwendungs-Hosting und Reichweitenmessung (Web Analytics, cookiefrei) auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.
• Paddle (Vereinigtes Königreich): Zahlungsabwicklung auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission für das Vereinigte Königreich.

7. Speicherdauer

Nach Kontolöschung werden alle personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen entfernt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

8. Ihre Rechte (DSGVO)

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15)
• Berichtigung (Art. 16)
• Löschung (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch (Art. 21)
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Zur Ausübung Ihrer Rechte: hello@getmailtask.com

Zuständige Aufsichtsbehörde:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf

9. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies für Authentifizierung und Session-Management. Keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies.

10. Sicherheit

Wir implementieren technische und organisatorische Maßnahmen:

• TLS-Verschlüsselung für Daten in Übertragung
• AES-256-Verschlüsselung für gespeicherte Daten
• Zugriff auf Daten nur nach Need-to-know-Prinzip
• Regelmäßige Sicherheitsaudits

11. Kinder

Der Dienst ist nicht für Personen unter 16 Jahren bestimmt. Wir erheben wissentlich keine Daten von Kindern.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail mitgeteilt.

13. Kontakt

Datenschutzanfragen: hello@getmailtask.com

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